Pain Points
行政團隊的 4 個真實痛點
😵
痛點 1：重複 copy paste
email → Excel → ERP → Word → PDF 全靠手動搬移，行政每天 2-3 小時花在「資料搬運工」
真實情況
- ·email → Excel
- ·LINE → Word
- ·PDF → ERP
- ·Excel → 報表
😵
痛點 2：大量人工通知與追蹤
提醒主管簽核、催文件、問進度——行政變成「催辦機器人」，每天打 10 通電話 follow
真實情況
- ·提醒主管
- ·催簽核
- ·催文件
- ·問進度
😵
痛點 3：文件與資訊超亂
文件散落 LINE、email、Google Drive、個人電腦——要找一份去年的合約得問 3 個人
真實情況
- ·LINE 找不到
- ·email 太多
- ·Google Drive 沒分類
- ·存在個人電腦
😵
痛點 4：流程沒標準
新人來不知道 SOP、每個行政做法不一樣——文件、簽核、報銷規則靠口耳相傳
真實情況
- ·新人不知 SOP
- ·每人做法不同
- ·規則沒寫下來
Module 拆解
4 個 AI Module
01
資料 ETL Agent
自動從 email / Excel / LINE / PDF 抓資料，整理進 ERP / Notion / 報表
02
通知催辦 Agent
自動追蹤待簽核、文件交期、流程節點，到期前自動通知對應人員
03
文件整理 Agent
自動分類文件、抽取關鍵資訊、放進對應資料夾，全公司一個搜尋入口
04
流程 SOP Agent
把口耳相傳的流程變成可查詢的 AI 助手，新人問「報銷怎麼跑」立刻給答案
Delivery Phases
90 天落地節奏
Phase 1Week 1-4
流程盤點 + 痛點優先序
拜訪行政團隊，盤點當下「最痛 3 個流程」，先動 ROI 最高的那個
Phase 2Week 5-10
Agent 建置 + 整合
串接既有系統（Gmail / LINE / Drive / ERP），建置對應 module，1 個行政先試運行
Phase 3Week 11-12
全行政上線 + SOP 文件化
全行政團隊上線、口耳 SOP 變成 AI 可查詢知識庫，新人 onboarding 縮短一半
適合什麼狀況
01
行政 3 人以上
規模夠大才會被「重複工作」「催辦疲勞」這些痛點壓垮
02
跨系統 copy paste 嚴重
email / Excel / ERP / Notion 4 個系統以上各自為政、資料不流通
03
文件散落多平台
找一份文件要問 3 個人、跨 5 個工具的公司，AI Agent 投資報酬最高
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