挑戰

這家台灣中型物流公司，負責管理全台 30 多個配送點，每天處理數百筆出貨訂單。

公司有一個長久以來的痛點：每天早上要花 3 個小時整理昨日報表。

具體來說，每天早上 7:30，後勤行政要做的事情是：

1. 從 5 個不同的系統（客戶系統、配送系統、倉庫管理、財務系統、Google Sheets）匯出數據
2. 複製貼上到 Excel 整合表
3. 手動計算各配送點的達成率、延誤率、異常件數
4. 製作成主管日報，用 Email 發送給 6 位主管
5. 同時填寫客戶要求的特定格式報表，發給 3 個主要客戶

這個流程完全手工，不僅耗時，更容易出錯。他們的主管曾因為報表數字有誤，在客戶面前出糗，造成不小的信任危機。

解法

我們的方案聚焦在「把手工作業全部自動化」，分兩個階段執行。

第一階段：流程盤點與標準化（1 週）

先把現有流程完整記錄下來：

• 每個系統的資料在哪裡、格式是什麼
• 需要哪些計算和彙整
• 最終報表的格式要求

發現這個流程有大量重複性工作，非常適合自動化。

第二階段：自動化流程建置（2 週）

建立自動化工作流：

資料自動整合： 每天凌晨 2 點，系統自動從所有資料來源擷取前一天的數據，整合到統一的資料庫中。

自動計算與分析： 系統自動計算所有 KPI 指標：

• 每個配送點的準時達成率
• 各客戶的服務水準（SLA）達成情況
• 異常件分類統計
• 與前一週、前一月的比較

自動報表生成： 早上 7:00，系統自動生成：

• 主管日報（Excel + PDF 格式）
• 各客戶的客製化報表（依照客戶指定格式）

自動發送： 7:15，所有報表自動透過 Email 發送到對應的收件人。

行政人員早上 7:30 到公司，系統已經全部做完了，只需要花 15 分鐘確認一下有沒有異常，不需要從頭整理。

成果

自動化流程上線 6 週後：

• 報表時間：每日從 3 小時降至 15 分鐘（確認用），縮短 91.7%
• 錯誤率：人工計算錯誤幾乎歸零（原本每月約 5–8 次）
• 發報表時間：從早上 10:30 提前至 7:15，主管在上班前就收到
• 行政人員：原本 1 位全職人員負責，現在這個職位的時間可以用在更高價值的工作
• 客戶滿意度：客戶反映報表更準時、更一致，信任度明顯提升

客戶引言

「以前我每天到公司，第一件事就是等報表。現在手機一開，所有數字都在了。而且因為是系統算的，我比較放心，不用一直擔心數字對不對。這套系統讓我們的專業度在客戶面前大大提升。」 —— 作業副總 吳先生

關鍵洞察

這個案子讓我們想到一個問題：你的公司裡有多少工作，是每天重複同樣步驟的手工作業？

很多企業的痛苦，不是缺乏策略，而是被大量重複性工作佔據了時間。這些工作往往：

• 沒有人喜歡做
• 容易出錯
• 完全可以自動化

如果你的公司也有類似的「每天例行作業」，流程自動化通常是投資報酬率最高的 AI 導入切入點。

總結

流程自動化不需要你懂技術，你只需要清楚描述「現在怎麼做」。我們負責把它變成自動化流程。

想知道你的業務流程中，哪些環節最值得優先自動化？歡迎預約諮詢，讓我們幫你評估。